¿Hace falta un wedding planner para casarse en Italia?

Nosotros no vendemos organización de bodas. Buscamos espacios y ahí nos paramos. Así que no tenemos ningún motivo particular para decirte que necesitas un planner, ni para decirte que no.

La respuesta corta es que la mayoría de las parejas que se casan en Italia no necesita un planner completo, y que buena parte de quienes contratan uno están pagando por coordinar un día que ya saben cómo quieren vivir.

Qué hace en realidad un planner completo

• Busca espacios, hace la preselección y negocia con ellos
• Encuentra y contrata a todos los proveedores: catering, flores, música, fotografía, peluquería, transporte
• Gestiona el presupuesto y el calendario de pagos de todos ellos
• Se ocupa del papeleo legal de la ceremonia civil, o del papeleo eclesiástico si es religiosa
• Monta el horario del día y lo dirige el día mismo
• Es la persona a la que llaman los proveedores cuando algo se rompe

Es un trabajo de verdad y los buenos valen lo que cobran. La pregunta es si es el trabajo que tú necesitas.

Cuánto cuesta

La organización completa de una boda de destino en Italia se cotiza casi siempre de una de dos formas: como un porcentaje del presupuesto total, habitualmente entre el diez y el quince por ciento, o como una tarifa fija que, para una pareja extranjera, suele empezar en cinco cifras.

En una boda de €40.000, un doce por ciento son €4.800. En una de €80.000 son €9.600, con el mismo número de proveedores y más o menos los mismos correos. Esa es la parte que conviene pensar antes de aceptar un porcentaje.

La pregunta sobre comisiones que nadie hace

Muchos planners cobran una comisión de los espacios y proveedores que recomiendan. Es legal, es habitual en el sector, y un planner que la cobra no está haciendo nada malo.

Pero significa que una recomendación no es neutral, y desde fuera no se nota. Pregúntalo directamente: «¿Cobras alguna comisión, tarifa por recomendación o descuento de los espacios y proveedores que recomiendas?» Quien no las cobra contesta en una frase y se alegra de que lo preguntes. Quien las cobra suele decirlo si preguntas sin rodeos. Las dos respuestas sirven; no preguntar, no.

Los tres casos en los que de verdad hace falta

• Una boda grande en un espacio sin coordinador propio. Por encima de unos cien invitados, en un sitio vacío al que lo llevas todo, alguien tiene que dirigir la logística y no puedes ser tú con el vestido puesto.
• Un evento de varios días o en varios sitios. Cena de bienvenida en un pueblo, ceremonia en otro, fiesta en un tercero. La complicación no está en ningún día concreto, está en las costuras entre ellos.
• Ni italiano, ni viaje previo, ni tiempo. Si no puedes ir a Italia antes de la boda, no puedes atender llamadas en horario italiano y no tienes a nadie que hable el idioma, estás comprando la presencia de alguien, no su gusto.

Lo que la mayoría de las parejas necesita en realidad

Divide el trabajo en partes y casi siempre descubres que necesitas dos, no las seis.

• Alguien que encuentre y verifique el espacio. Es la decisión que más cuesta y la más difícil de deshacer, y se toma entre doce y dieciocho meses antes que todo lo demás.
• Un coordinador para el día. Un papel completamente distinto y mucho más barato: alguien que lleve el horario el día mismo, persiga a la floristería y avise al grupo de cuándo empezar.
• Un fotógrafo que conozca la zona. Muy infravalorado. Un fotógrafo que ya ha trabajado en tu espacio sabe dónde está la luz a las siete de la tarde en septiembre.

El coordinador del día

Es el papel que las parejas se saltan más a menudo y del que más se arrepienten. No es organización completa: llegan una o dos semanas antes, se quedan con tu plan y lo ejecutan. Muchos espacios italianos lo incluyen, o tienen a alguien con quien trabajan siempre, y la tarifa es una fracción de la organización completa.

Pregunta al espacio si tienen coordinador, si está incluido y qué hace exactamente. «Tenemos personal en la finca» no es lo mismo que alguien cuyo trabajo es tu horario.

Cómo distinguir un buen planner de uno caro

• Pide una tarifa fija, no un porcentaje. Si solo trabajan a porcentaje, pregunta qué cambia en su trabajo cuando sube tu presupuesto.
• Pregunta quién estará físicamente en el sitio ese día, con nombre y apellido. En algunas agencias no es la persona que te lo está vendiendo.
• Pide el contrato antes de la señal, y lee la cláusula de cancelación en los dos sentidos.
• Pregunta cuántas bodas llevan en tu mes. Un planner con doce bodas en septiembre lleva una cadena de montaje.
• Pregunta por las comisiones, como decíamos arriba.

Y si tu respuesta honesta es que quieres que alguien se lleve todo esto de tus manos, contrata a un buen planner y deja de leer artículos como este. Es algo legítimo que comprar. Solo que no es lo único que está en venta, y se vende mucho a gente que llegó pidiendo algo bastante más pequeño.